Hur väl man än planerar kommer det perioder när det kör ihop sig. Mitten av oktober är en typisk sådan tid. Jag vet förstås inte hur era kalendrar ser ut, men min är tjock. Det är konferenser, workshops, diverse deadlines och åtaganden. Dessutom är det några stora och viktiga besked på ingång. Dessa går det förstås inte att göra någonting åt. Men likväl. Det är svårt att inte tänka på dem.
När kalendern tjocknar finns det två saker som brukar ligga illa till: planeringstid och träning. Genom att hoppa över dem frigörs snabbt några extra timmar. Tid som kan användas för att storma framåt. Min erfarenhet är att detta beteende är kontraproduktivt. Om det är någon gång jag behöver rensa huvudet med en löprunda så är det när jag är stressad. Om det är någon gång jag behöver avsätta en eftermiddag för planering så är det när jag känner att min arbetstid inte räcker till.
Den teknik jag brukar falla tillbaka på i sådana här situationer är hämtad ur David Allens moderna klassiker Getting Things Done (2001). Den går ut på att sätta sig med ett tomt papper och skriva ned allt man har i huvudet. Jobbsaker, privata saker, oro – allt som kommer upp. En braindump helt enkelt. Syftet är att få en total överblick över alla ”projekt” som är igång. Projekt i detta sammanhang är allt som kräver en eller flera handlingar av dig. Allen benämner dem ”open loops”.
Steg två är att fundera på vad som behöver göras för att ta varje enskilt projekt framåt och – i bästa fall – stänga ned. Nyckelfrågan är: vilken är nästa handling jag behöver göra? Det kan här röra sig om mycket små saker: skriva ut en artikel, skicka ett påminnelsemail eller boka en tågbiljett. Poängen är att även om man inte kan göra allting på en gång så är det bra att veta exakt vad man behöver göra härnäst (på alla pågående projekt!). Det gör situationen konkret. Det gör att man kan göra någonting åt den.
Det tredje steget är att fundera på när de olika handlingarna ska göras. En grundregel, som Allen är känd för, är tvåminutersregeln. Det vill säga tar det mindre än två minuter – do it! Tar det längre tid än så – bestäm när det ska göras. Detta är extra viktigt när kalendern är tjock. Vad kan skjutas upp? Vad måste göras inom den närmaste veckan? Vad kan avslutas om man råkar få en kvart över innan ett lunchmöte?
En central princip är att man ska sträva efter att ha så få ”open loops” som möjligt. Dessa drar nämligen energi och pockar på uppmärksamhet. Man blir som en seg gammal dator där massa program är öppna. För att datorn ska kunna fungera krävs det att några program stängs ner. Så är det, enligt Allen, också med människor. Genom att göra klart saker: skicka in korrekturet på ett bokkapitel, göra en powerpoint, boka ett hotellrum eller rätta tentor och föra in betyg – så stängs en loop. Projektet är borta. Out of sight out of mind. Detta frigör, för att fortsätta analogin ovan, ramminne på den gamla datorn. Plötsligt funkar Word igen!
För riktiga GTD-fans är detta tanke- och arbetssätt närmast att betrakta som en livsstil. Själv är jag inte fullt så hardcore. Men i mitten på oktober, när kalendern tjocknar och känslan av kontroll minskar. Då är det den här tekniken jag tar till. Det skedde så sent som förra onsdagen. Egentligen hade jag avsatt tid för att skriva, men huvudet var inte med. Allt möjligt snurrade runt. Då fick det bli ett tomt papper, en braindump och en ventileringslunch. Sen hackade datorskrället igång igen…
----------------------------------------------
Vill du läsa e-bloggboken "Konsten att spela forskarspelet"? Gå med i bloggens mejllista så skickar jag över den som pdf. Bara skriv till david.larsson_heidenblad@hist.lu.se så skickar jag över asap!
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar