Fyraveckorsplanering

Någon gång varje fredag, oftast direkt efter lunch, sätter jag mig ned och gör en fyraveckorsplanering. Jag börjar med att ta ett tomt A4-ark och lägger det framför mig på skrivbordet. Därefter drar jag ett vågrätt streck på den övre halvan och gör fyra vertikala streck igenom det. Det ger 10 boxar. En för varje arbetsdag under den närmaste tvåveckorsperioden. Därefter tar jag fram min kalender och skriver in alla måsten: möten, luncher, seminarier, lektioner. Röda dagar kryssar jag över. Jag gör sedan en översiktlig beräkning. Hur många skrivunits har jag under veckan som kommer? (Fyra är max för en dag)
Därefter börjar jag fundera över vilka mina tre veckomål ska vara. Dessa är av typen skriva 12 units på kapitel 7, göra powerpoint till presentation x, genomföra Finish On Time-workshop, ägna två dagar åt arkivarbete. De veckomål jag lägger störst vikt vid är skrivmålen. Jag försöker ha processmål (antal units), men brukar också göra en skattning på ungefär vad jag tror det kommer resultera i. Här använder jag mig i regel av generösa intervaller. Typ få ihop 2–5 sidor på kapitel 7. Innan jag kommit igång med ett kapitel kan målet också vara att hitta strukturen för det. Detta kan rentav vara ett veckomål.

När jag fått någorlunda koll på veckan som kommer så gör jag samma sak för veckan därpå. Därefter drar jag ett nytt vågrätt streck på nedre halvan av papperet och gör fyra vertikala streck genom det. Det ger 10 nya boxar. Dessa två veckor betraktar jag som ”kommande”. Jag planerar dem därför inte lika detaljerat. Men jag vill ändå veta vad som är på väg. Hur många units kommer jag på ett ungefär ha till mitt förfogande? Finns det några deadlines som närmar sig? Här kan jag ibland upptäcka att det är på väg att tjockna vid horisonten. Det kan ge anledning till att revidera tvåveckorsplanen. Kanske kan jag förekomma problemen genom att för mig själv tidigarelägga en deadline? Jag avskyr nämligen att dansa på deadline.

Detta gäller både i stort och smått. En powerpoint kan lika gärna göras tre veckor innan ett framträdande som en. Ett konferensabstract eller en forskningsansökan kan lämnas in så fort systemet öppnar. När den här typen av småpill väl är gjort så kan jag också sluta tänka på det. Out of sight, out of mind. Grundtillståndet ska vara att det inte ligger massa open loops och puttrar. Ju mindre jag har i huvudet desto bättre. Det frigör kreativ energi och ger välbefinnande.

Här någonstans brukar jag också titta tillbaka på förra veckans fyraveckorsplanering. Hur gick det med de tre mål jag satte då? Har jag gjort det jag föresatte mig? Nuförtiden är svaret oftast ja. Alternativt så finns det en god anledning (sjuka barn, något stort akut kom emellan). Jag har nämligen hållit på med veckomålsättningar i många år nu. Jag vet ganska väl vad jag förmår. Och jag tar inte i när jag sätter mål. Jag räknar mina units lågt och ser till att det finns ordentligt med luft inlagd i schemat. För saker kommer att hända och vissa dagar är energinivån låg. Då spelar det ingen roll hur mycket tid som finns. Bättre att göra lite mekaniska arbetsuppgifter än att stånga sig blodig mot det tomma worddokumentet.

Hur lång tid tar det då att göra en sådan här fyraveckorsplanering? Det beror lite på hur bra grundarbete man har gjort. För mig brukar det ta mellan en halvtimme och en timme. Men då gör jag som bekant en ganska detaljerad terminsplanering. Därför finns det ganska tydliga riktlinjer för vad fyraveckorsplaneringen ska innehålla. Åtminstone när det gäller stora saker som bok-, artikel- och ansökningsskrivande. Där vet jag hur målbilden ser ut. Jag vet vilken vecka som ett kapitel behöver vara klart för att terminsplaneringen ska hålla.

Efter att fyraveckorsplaneringen är gjord brukar jag ta en liten promenad. Kanske dricker jag lite vatten eller knackar på dörren hos en kollega. Därefter ägnar jag gärna fredagseftermiddagen åt att göra något roligt som inte är av prestationskaraktär. Typ läsa i en bok om akademiskt skrivande. Vid halvtretiden brukar jag sedan röra mig bort mot ”universitetsgymmet” Gerdahallen. Det är, tycker jag, ett perfekt sätt att glida över från arbete till helg. Planeringen och den fysiska aktiviteten gör att jobbet dunstar bort.

----------------------------------------------

Vill du läsa e-bloggboken "Konsten att spela forskarspelet"? Gå med i bloggens mejllista så skickar jag över den som pdf. Bara skriv till david.larsson_heidenblad@hist.lu.se så skickar jag över asap!